EXINプライバシーポリシー 2022年10月25日版

本プライバシーポリシーでは、EXINがサービス実行のために収集した個人データの取り扱いについて説明します。 EXINは、ユーザーのプライバシーを尊重し、ユーザーの個人データの保護と取り扱いに細心の注意を払っています。

最終更新日: 2022年10月25日

1984年以来、EXINは主要な独立した試験・認定機関であり、試験を実施する世界中のさまざまな国に拠点を構えています。 EXINは、独立した試験、証明、認定サービスを提供し、プロフェッショナルの能力を評価します。

原則として、 オランダ ユトレヒト州(住所:Arthur van Schendelstraat 650, Utrecht,the Netherlands)に所在するEXIN Holding B.V.(以下、「EXIN」といいます)が、すべての個人データの処理を担当するデータ管理者です。

これは、ユーザーがEXINの試験または評価のいずれかに登録した場合、またはユーザーが弊社によって個人的に認定された場合に適用されます。 また、パートナー(認定試験機関など)を通じて試験に申し込んだ場合、または最寄りのEXINオフィスと提携または連絡する場合にも適用されます。

ただし、ユーザーが、雇用主、人事アドバイザー、仲介組織、その他の代理人(以下、「評価機関」といいます)などのサードパーティを通じてe-CF® NEXT personal Profile Assessmentに参加する場合、このサードパーティが主にユーザー情報の処理を担当するデータ管理者になります。

この場合、EXINはサードパーティの指示に基づいてのみユーザー情報を処理します。 これは、サードパーティがユーザー情報を処理する目的、アクセス権限、およびデータの保管期間を決定することを意味します。 サードパーティは、ユーザー情報の処理に関連する問題の最初のお問い合わせ先になります。ユーザー情報の処理に関する詳細については、評価機関までお問合せください。 ただし、EXINが統計分析のためにこれらのデータを使用する限り、EXINはe-CF® NEXT Personal Profile Assessmentに関連するデータ処理を担当するデータ管理者です。 この件に関する詳細については、第3部「統計分析」を参照してください。

EXINは、以下の個人データを収集および処理します。

  • 弊社のすべてのサービスにおいて:ユーザーの氏名、役職、連絡先情報;

弊社のサービスを利用する、または弊社の認定を受けるには、弊社で登録が必要となります。 ユーザーの氏名、役職、自宅住所、Eメールアドレス、その他の連絡先情報などの個人データの提供をお願いしております。 ご提供いただく情報については、サービスによって異なります。 弊社の製品およびサービスを使用するには、特定のデータの提供が必要になる場合があり、情報が必要な場合に明示されます。 ユーザーの雇用主または認定トレーニング機関/認定試験機関が代理でアカウントを作成する場合、弊社はその雇用主または認定トレーニング機関/認定試験機関の名前も登録します。 オンライン監督機関やコンピューターベースのテスト機関など、弊社パートナーの1社を通じて試験に申し込む場合も同様になります。

仮パスワードを受け取ると、ユーザーは受験者ポータルまたは安全なオンラインプラットフォームにログインできるようになります。 このパスワードは、初めてログインした後に変更する必要があります。 ユーザーのパスワードは暗号化されてのみ記録されるため、弊社が判読することはできません。

  • 試験:ユーザーが申し込んだ試験、支払い情報、試験中の出席状況、ユーザーの試験結果と証明書、および検出された可能性のある不正行為。

受験される場合、弊社はその試験の種類、その試験の時間と場所、支払い情報(試験料金、支払い方法、支払者[ユーザー自身または雇用主などのサードパーティ])、試験中のユーザーの出席状況、ユーザーの試験の取り組み、試験評価、試験結果、試験に関連してユーザーから弊社に提供された関連証明書およびその他の情報を登録します。 また弊社は、検出された不正や審査規則違反など、認証に関連する情報も登録します。

  • e-CF® NEXT Personal Profile:ユーザーからオンラインで提供された情報およびe-CF® NEXT Personal Profile Assessmentの結果;

e-CF® NEXT Personal Profile Assessmentを受験される場合、弊社はユーザーの評価の種類、質問に対する回答、回答時間、評価結果を登録します。 原則として、弊社はe-CF® NEXT Personal Profileを作成するために限りデータを収集および処理します。

  • 認定トレーニング機関/認定試験機関の代理で行動する認定トレーナー/スーパーバイザー、または個人:ユーザーの認定に関連する情報。

ユーザーがEXINによってトレーナー、スーパーバイザー、またはオーダー担当者として認定されている場合、弊社はユーザーの連絡先情報を収集および処理します。 詳細については、第2部「連絡先情報」をお読みください。 ユーザーがトレーナーである場合、弊社はユーザーの履歴書に記載されている、過去の教育、認定、実務経験などに関する情報も収集および処理します。

EXINは、以下の目的でユーザーの個人データを収集および使用します:

  • ユーザーアカウントの有効化と管理のため、ポータルとオンラインプラットフォームにログインするため、関連機能を使用できるようにするため;

ユーザー情報を使用することで、オンライン試験アカウントの受験者ポータルに安全にログインできます。 ログインすると、連絡先情報を簡単に変更できます。 アカウントを通じて、試験結果を確認したり、証明書をダウンロードしたりすることもできます。 また、他の場所で参加したトレーニングプログラムの証拠や証明書などのドキュメントをアカウントに追加するだけでなく、ユーザーアカウントから弊社のニュースレターの購読と購読解除も行えます。

  • ユーザーに試験サービスを提供するため;

弊社で受験される場合、弊社はユーザー情報を以下の目的で使用します:

  • 試験を管理および評価するため;
  • 個人の試験結果、証明書、デジタルバッジを発行するため(デジタルバッジはEXeed.pro経由で発行されます);
  • 試験結果を弊社の試験データベースに保存し、そのデータベースを管理するため;
  • 試験の管理と評価に適用されるすべての要件を満たすため;
  • 試験中に不正行為が行われたかを確認するため;
  • 不正行為やその他の試験規則違反が発覚した場合に措置を講じるため;将来のさらなる不正行為や違反を防ぐため;または試験の規則や規制を施行するため;
  • 証明書および/またはデジタルバッジの信頼性を確認し、それらに関するリクエストまたは情報を提供するため;
  • 試験を評価し、新しい試験を開発するため(第3部「統計分析」で詳細をお読みください)。
  • 弊社パートナーが試験準備のトレーニングコースを改善するのに役立てるため。
  • e-CF® NEXT Personal Profile Assessmentの受験を可能にするため;

ユーザー情報をお持ちであれば、e-CF NEXTプラットフォームに安全にログインできます。 e-CF® NEXT Personal Profile Assessmentに参加される場合、弊社はユーザー情報を使用します。主にユーザーの能力をマッピングし、能力レベルをテストするための割り当てで使用します。

  • e-CF® NEXT Personal Profile Assessmentの結果を弊社の試験データベースに保存し、そのデータベースを管理するため;
  • レポートで評価結果を処理し、ユーザーおよび/または弊社のe-CF® NEXT 利用者と共有するため;

その上で、弊社はe-CF® NEXT 利用者が分析ツールを使ってユーザー情報を分析できるようにします。 弊社のe-CF® NEXT 利用者は、ユーザーと締結した法的規定および契約がある場合は、それに従ってこれらのデータを使用する責任があります。

  • 弊社の管理のため;

弊社は、記録保持などの内部管理目的、および弊社の法的・財政的義務を遵守するために、ユーザーの個人データを使用します。

  • 個人認定サービスを提供するため;

ユーザーがトレーナー、スーパーバイザー、またはオーダー担当者としてEXINで個人認定されている場合、またはそのような認定を求めている場合、弊社はユーザー情報を使用して認定を登録および評価します。

  • 情報を提供し、質問に答えるため;

ユーザーが弊社に質問をする場合、または弊社がユーザーに情報を提供する必要がある場合(例:試験に関する情報、結果、キャンセルなど)、弊社は連絡の目的でユーザー情報を使用します。

  • 統計分析を実施し、これらに基づいて集計レポートを発行するため;

EXINは、弊社のサービスの利用における一般的な傾向および評価および検討の結果に関する統計調査を実施します。 この目的のために、弊社はユーザーの氏名、Eメールアドレス、電話番号から切り離された、集約された情報のみを使用します。 これらの調査活動のために、弊社はユーザーがプロセスの早い段階で次の情報を提供した限り、受験者の次のデータを組み合わせて調査する別のデータベースを作成します:職務、組織の種類、生年月日、勤務都市または地域、および試験または評価の参加時に弊社が収集・処理するデータ(結果を含む)。

調査結果は集計レベルで報告され、それらの認識のために許可されたEXIN内部のスタッフがアクセスできます。または、科学研究のために調査結果がサードパーティに提供される場合があります。 弊社は、弊社サービスの評価および改善のためにレポートを使用します。 また、弊社は分析結果をe-CF® NEXT 利用者など、弊社サービスの利用を希望するサードパーティと共有します。 この場合、弊社は個人または特定の評価機関にまでさかのぼることができない一般的な結論のみを伝えます。 さらに、弊社はe-CF® NEXT 利用者が、受験者データと他の受験者の集計データを比較できる分析ツールを利用できるようにします。

  • ニュースレターの送信、または試験やその他のEXINサービスに関するパーソナライズされたオファーを提供するため;

統計分析の結果は、事前の同意がない限り、特にユーザーを対象としたマーケティング活動には使用されません。 また、ユーザーが弊社に許可する場合、および弊社ではユーザーの能力、教育レベル、実務経験に合った特別オファーやプロモーションをEメールで送信するために限り、NEXT Personal Profile Assessmentと試験結果を使用します。 これらのメッセージはいつでも購読解除できます。購読解除された場合、EXINは直ちにメッセージの送信を停止します。 ただし、そのような場合でも、弊社は統計分析のために集計レベルでユーザー情報を引き続き使用します。 この件に関する詳細については、第3部「統計分析」を参照してください。

  • 法令と規則を遵守するため。

EXINは、弊社の法的・財政的義務を遵守するために、ユーザー情報を収集、保存、および使用します。

EXINは、弊社の製品およびサービスをユーザーに提供するため、弊社が従うべき法的義務を遵守するため、および弊社の正当な利益またはサードパーティの利益のために必要な場合、または同意に基づいて、ユーザーの個人データを処理します。

弊社が正当な利益またはサードパーティの利益のためにユーザーの個人データを処理する場合、弊社はこれらの利益とユーザーの正当な利益を比較しています。 必要に応じて、弊社は予想される影響を制限し、ユーザーへの不当な危害を防止するための適切な措置を講じています。 弊社の正当な利益には、例えば、弊社の製品およびサービスを改善するなどの利益が含まれる場合があります。 弊社が実施する比較テストの詳細については、要望に応じてご確認いただけます。 弊社が正当な利益またはサードパーティの利益のためにユーザーの個人データを処理する場合、ユーザーは、特定の状況に関連する理由でいつでも異議を唱える権利を有します(以下の第11部「ユーザーの権利」を参照してください)。

弊社がユーザーの同意に基づいてユーザーの個人データを処理する場合、ユーザーは、同意した処理に関する具体的な指示に従う、設定を変更する(可能な場合)、または弊社に通知することで、いつでも同意を取り消すことができます。

弊社が最初に収集した目的以外の目的でユーザーの個人データを処理する場合(およびこの新しい目的に対する同意または法的義務の遵守以外の法的根拠に依る場合)、弊社はこの新しい目的のための処理が、個人データが最初に収集された目的と一致しているかを確認します。

EXINは、いくつかの方法でユーザーの個人データを取得します。

弊社は、ユーザーが弊社のサービスのいずれかに申し込む際に、ユーザーに関する個人データを取得します。

申請がユーザーの雇用主または弊社パートナー(例:認定試験機関、Prometric、Pearson VUE、オンライン監督サービスプロバイダー、またはe-CF® NEXT 利用者)のいずれかを通じて行われる場合、弊社はその当事者を通じてユーザー情報を受け取ります。 その後、受験時、またはe-CF® NEXT Personal Profile Assessmentの参加時に、弊社サービスの提供において、弊社はユーザーに関する個人データを受け取ります:ユーザーは受験時、または評価フォームの記入時に、教育、卒業証書、実務経験に関する情報を弊社に提供するか、専門文書を弊社と共有します。

EXINはまた、ユーザーの能力を評価するEXIN監督者、評価担当者、専門家、およびユーザーが弊社に許可を与えた後のリファレンスチェックを通じて、個人データを受け取ります。

それとは別に、弊社は統計分析結果をユーザーの結果にリンクすることによって、ユーザーに関する情報を取得しますが、これもユーザーからの明示的な同意がある場合に限られます。 EXINのWebサイトを通じて収集されたデータは、監督者が試験の出席リストに記入する際など、ユーザーがEXINと共有したデータと照合される場合があります。

上記の目的から、またはサービスの提供において、EXINは、科学研究のために弊社グループ会社、その他のサービスプロバイダー、およびサードパーティにユーザーの個人データを共有、譲渡、またはその他の方法でアクセスを許可する場合があります。

弊社では、独自のシステム承認ポリシーを設けており、個人および組織は、タスクの実行に必要な場合にのみ、上記の目的の枠組み内に限りユーザー情報にアクセスできます。 これらすべての個人および組織は、ユーザー情報を機密かつ細心の注意を払って取り扱うことに同意しています。

それとは別に、弊社のユーザー情報の共有範囲と共有先は、必要なサービスによって異なります。

試験

受験において、弊社はコンピューターベースのテスト機関(米国と日本)や オンライン監督サービスプロバイダー(米国)などの特定のサービスプロバイダーを使用します。

弊社は、試験を予約した組織、またはバウチャーを提供した組織と結果を共有します。 この組織は、受験者のトレーニングを提供している場合と提供していない場合があります。

ご自身の氏名と証明書番号を持っているすべての個人は、証明書の信憑性を確認するために弊社のWebサイトを使用することができます。

個人認定

ユーザーがEXINの認定を受けたパートナーを通じてトレーナーまたはスーパーバイザーとして登録すると、そのパートナーはユーザー情報にアクセスできるようになります。 ユーザーがサードパーティと共同で提供する特定のプログラムのトレーナーとして認定されている場合、弊社はユーザー情報をそのサードパーティと共有します。

e-CF® NEXT Personal Profile Assessment

e-CF® NEXT Personal Profile Assessmentの場合、評価を依頼したe-CF® NEXT利用者は、結果に完全にアクセスできるようになります。 複数の組織がe-CF® NEXT Personal Profile Assessmentに関与している場合(例:ユーザーの雇用主と仲介組織)、これらの組織は、ユーザーが彼らと結んだ合意に応じて、ユーザーに関する情報を交換する可能性があります。

ユーザー情報にアクセスできる当事者は、オランダよりもプライバシー規制が緩い国に所在している場合があります。 その場合、EXINは適切な措置が講じられ、すべての法定規則および規制が遵守されていることを確認します。 EXINは、欧州経済領域外への個人データの転送について、プライバシーシールド認証などの欧州委員会が承認したメカニズム、および「(EU-)管理者から(非EU/EEA-)管理者への」決定書(Decision 2004/915//EC)などの保護措置として標準契約条項を使用します(GDPR 第46条を参照してください)。 これらの保護措置のコピーをご希望の場合は、弊社までお問い合わせください。

EXINは、ユーザーの個人データの違法な使用、不正アクセス、改ざんまたは違法な破壊に対して適切なレベルのセキュリティを確保するために、適切な技術的および組織的対策を実施するものとします。 EXINには、ISO / IEC 27001に基づく情報セキュリティ管理システムがあります。

EXINは、上記の目的を考慮して必要な限り、または法律で規定されている限り、ユーザーの個人データを保管します。 EXINは、これらの目的に基づき、異なる種類の個人データについて、6ヶ月、7年、30年の3種類の保管期間を設けています。

保管する目的のない個人データは、6か月以内に削除または匿名化されます。 例えば、ユーザーがe-CF® NEXT 利用者を通じてe-CF® NEXT Personal Profile Assessmentに参加した場合、EXINは弊社とe-CF®® NEXT利用者との間の契約が終了した際に、ユーザー情報を削除します。

EXINが弊社の法的・財政的義務を遵守するために必要な個人データは7年間保管され、その後データは削除または匿名化されます。

7年後、EXINはユーザーが取得した証明書の証拠と認証に関連するその他の情報を提供するために、必要な個人データの記録のみを保管します(例:検出された不正行為の記録、その他の審査規則違反)。 EXINは、30年後、または第11部「ユーザーの権利」に従ってユーザーから要求された場合に、これらの記録を削除または匿名化します。

弊社のWebサイトでは、Webサイトの機能の最適化とセキュリティを向上させるために、クッキーを使用して訪問者データを登録しています。 Webサイトのユーザーは、ブラウザの設定を変更して、クッキーを受信しないようにすることができます。 クッキーが無効になっている場合、EXINはWebサイトのすべてのサービスおよび機能が適切に機能することを保証することはできません。 弊社のクッキーポリシーCookie Policyをご確認ください。

弊社のWebサイトでは、さまざまなサードパーティのWebへのリンクが掲載されています。 これらのリンクにアクセスする場合、EXINのWebサイトを離れることになります。 すべてのリンクは慎重に選ばれていますが、EXINはこれらの組織によるデータの使用について責任を負うことはできません。 詳細については、アクセス先のWebサイトのプライバシーポリシーをお読みください(可能な場合)。

ユーザーは、弊社のプライバシーオフィス(以下を参照してください)に連絡して、適用されるデータ保護法に基づいて付与される権利を行使することができます。これらの権利には、(1)ユーザー情報にアクセスする権利、(2)ユーザー情報を修正する権利、(3)ユーザー情報を消去する権利、(4)ユーザー情報の処理を制限する権利、(5)データポータビリティの権利、および(6)処理に異議を唱える権利が含まれています。

  1. アクセスする権利

ユーザーは、ご自身の個人データの処理の有無について弊社に尋ねることができます。弊社がユーザーの個人データを処理する場合は、コピー形式でそのデータへのアクセスを受け取ることができます。 弊社がユーザーからのアクセス要求に応じる際は、処理の目的、関連する個人データのカテゴリ、およびこの権利の本質を行使するために必要なその他の情報などの追加情報も提供します。

  1. 修正する権利

ユーザーには、不正確または不完全な場合にご自身の個人データを修正する権利があります。 依頼に応じて、弊社はユーザーに関する不正確な個人データを修正し、処理の目的を考慮して、補足説明が必要な可能性のある不完全な個人データを完成させます。

  1. 消去する権利

また、ユーザーには、ご自身の個人データを消去する権利があります。これは、弊社がユーザー情報を削除すること、および可能であれば、ユーザー情報が以前に弊社によって公開された他の管理者によってユーザー情報を削除することを意味します。 ユーザーの個人データの消去は、法律で規定され、一般データ保護規則(GDPR) 第17条に記載されている特定の場合にのみ行われます。 これには、ユーザーの個人データが処理された当初の目的に関連して不要になった状況や、違法に処理された状況が含まれます。 弊社が特定のサービスを維持する方法により、バックアップコピーが消去されるまでに時間がかかる場合があります。

  1. 処理の制限をする権利

ユーザーには、ご自身の個人データの処理を制限する権利があります。これは、弊社がユーザー情報の処理を一定期間停止することを意味します。 この権利を行使する可能性のある状況には、ユーザーの個人データの正確性に異議が唱えられたが、その(不)正確性を検証するために時間がかかる場合が含まれます。 この権利は、弊社がユーザーの個人データを保管し続けることを防止するものではありません。 弊社は制限が解除される前にユーザーに通知します。

  1. データポータビリティの権利

データポータビリティに対するユーザーの権利は、構造化され、一般的に使用され、機械で読み取り可能な形式の個人データを提供し、技術的に可能な場合は、そのようなデータを別の管理者に直接送信するよう弊社に要求できることを伴います。 要求に応じて、技術的に可能な場合は、弊社はユーザーの個人データを他の管理者に直接送信します。

  1. 異議を唱える権利

また、ユーザーにはご自身の個人データの処理に異議を唱える権利があります。これは、ユーザーの個人データの処理を停止するように弊社に要求できることを意味します。 これは、「正当な利益」の根拠(プロファイリングを含む)が処理の法的根拠に等しい場合にのみ適用されます(上記の第4部「個人データ処理の法的根拠」を参照してください)。

ユーザーの個人データがそのような目的のために処理される場合、いつでも無料でダイレクトマーケティングの目的に異議を唱えることができます。そのような目的には、そのようなダイレクトマーケティングに関連する範囲でのプロファイリング目的が含まれます。 ユーザーがこの権利を行使した場合、弊社はそのような目的でユーザーの個人データをそれ以上処理することはありません。

ユーザーは、同意した処理に関する特定の指示に従うことにより、いつでも同意を取り消すことができます。

たとえば、Eメールの購読解除リンクをクリックしたり、アカウントの通信設定を変更したり(可能な場合)、スマートフォンの設定を変更したり(モバイルプッシュ通知と位置データの場合)することで、同意を取り消すことが可能です。

上記の権利を行使するには、以下の第13部に記載されている連絡先から弊社までご連絡ください。

また、本プライバシーポリシーに関する質問、コメント、苦情がある場合は、弊社までご連絡ください。 ただし、未解決の問題がある場合、ユーザーにはオランダ(ハーグ)に所在するオランダのデータ保護当局(Autoriteit Persoonsgegevenshttps://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en/)に苦情を申し立てる権利もあります。または、別のEU加盟国に居住または勤務している場合、そのEU加盟国の監督当局に苦情を申し立てることが可能です。

本プライバシーポリシーの最終更新日は、2019年6月26日です。本プライバシーポリシーは、以前のバージョンに置き換わります。 弊社は、本プライバシーポリシーを随時修正する場合があり、これらの変更が有効になる前にユーザーに変更を通知します。

EXINについて

WebサイトURL www.exin.comについて

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