Método Lean it: o que é e quais são os benefícios de sua adoção

Atualmente, é quase impossível uma empresa que não tenha ouvido falar em Lean. Aplicado em todo o mundo, esses conceitos ainda são tema de dúvidas em relação aos seus benefícios e razões para adotá-lo, então, vale a pena entender como ele funciona e por que vale a pena investir nele.

São muitos os cases de sucesso de empresas que adotaram o Lean IT, que surgiu a partir do método de produção da fabricante automotiva Toyota. Seu objetivo é entregar ao cliente o maior valor possível, investindo o mínimo de recursos e privilegiando a eficiência dos processos de produção.

A seguir, você entende melhor o que é o Lean IT e quais são suas vantagens para as empresas. Acompanhe!

O que é Lean IT

Como já dissemos acima, o Lean é uma abordagem que surgiu no Japão e conquistou todo o mundo. O Lean IT é um desdobramento do Lean Manufacturing, com foco no desenvolvimento e na gestão de produtos e serviços de TI.

Basicamente, ele pode ser aplicado em dois cenários: nas empresas específicas de TI ou em companhias que utilizem TI como suporte de suas operações e serviços.

O objetivo geral do Lean IT é:

  • Aproximar as pessoas de TI com os responsáveis pelos negócios;
  • Quebrar burocracias que dificultam as entregas de valor aos clientes;
  • Mudar a forma como os colaboradores executam as tarefas no dia a dia;
  • Fazer com que os profissionais enxerguem a perspectiva do cliente;
  • Mudar a cultura geral da empresa, fazendo com as pessoas da organização enxerguem e resolvam os problemas de outra forma.

Essa abordagem traz a vantagem de estimular a melhoria contínua dos processos, seja aplicando metodologias mais eficientes ou utilizando uma tecnologia mais moderna.

Para que o Lean seja bem aplicado, é importante identificar o valor percebido pelo cliente. Isso significa entender que os consumidores precisam receber o que querem, quando e onde precisarem, com qualidade e atributos que valorizem o produto ou serviço.

Na aplicação do Lean IT, o que não agrega valor direta ou indiretamente deve ser eliminado. Para saber se uma solução agrega ou não valor, é importante considerar se ela:

  • Resolve um problema completamente;
  • Não desperdiça tempo nem esforço;
  • Fornece exatamente o que o cliente necessita;
  • Reduza o número de decisões tomadas para solucionar problemas.

Geração de valor

geração de valor está ligada diretamente o Hoshin (plano estratégico) da empresa. Ele direciona o desenvolvimento das atividades para gerar mais valor ao consumidor e deve ser feito com gerenciamento diário para oferecer indicadores atualizados, informando o que se enquadra ou não na meta.

Fluxo contínuo

Outro ponto importante no momento de adotar o Lean IT é o fluxo contínuo. Isso significa que as atividades que modificarão os indicadores devem ser desenvolvidas sem intervenções.

Nivelamento de produção

Feito isso, é hora de avaliar o nivelamento de produção. Nas áreas de TI, isso significa produzir uma solução ou um software quando houver demanda real do mercado em vez de fazer isso com base em suposições ou estimativas, para poder dar foco aos recursos internos necessários na construção, liberação e operação.

Sistema puxado

É importante não gastar recursos demais em apenas um produto ou item. A ideia é liberar lotes de vários produtos a diversos clientes, configurando um sistema puxado.

Autonomação

autonomação (automação com toque humano, também chamado de Jidoka, em japonês), é fundamental na implementação do Lean IT. Isso porque ela evita que falhas em hardware e software sejam passadas adiante sem que os problemas sejam solucionados completamente. Por isso mesmo, é importante estabelecer padrões, seja na forma de resolver problemas ou no jeito de construir um novo software, fazer manutenção e suporte.

Melhoria contínua

O espírito de melhoria contínua (Kaizen) deve estar presente em toda uma cultura Lean. Trata-se de uma busca incessante por problemas e resolução aplicando diferentes métodos que integram essa metodologia. O kaizen permite evoluir a solução em forma continua como também a maneira como trabalhamos frente aos desafios do dia a dia.

Diferença entre Lean TI e os métodos tradicionais

Existem diferenças consideráveis entre o Lean IT e o método tradicional. Isso porque, no método tradicional os processos acontecem mais lentamente acumulando esforços, já que o objetivo é evitar instabilidades e interrupções nas atividades da empresa. Ele prevê a aprovação de mudanças de uma só vez, em reuniões de planejamento, e necessita de profissionais específicos para cada função.

Já o Lean IT prevê correções e melhorias sempre que forem identificadas oportunidades. Os profissionais também devem ter conhecimentos gerais, para que possam atuar sem diferentes áreas do negócio. O estabelecimento do fluxo de uma peça, mecanismos para estabelecer um fluxo contínuo e um sistema puxado, mudam a maneira verticalizada de gestão de grandes lotes de entrega (escopos maiores com a consequência na construção de Releases) em pequenas entregas menores, rápidas, mais eficientes a riscos mais controlados. Um movimento que materializa este modelo é o DevOps.

Como aplicar o Lean IT em uma empresa?

Para implementar o Lean IT em uma companhia, é preciso seguir quatro etapas, que são identificação dos processos da empresa, desenvolvimento de um líder, mapeamento de processos e realização de estudos e análises.

Líderes são fundamentais nesse momento. Por isso, deve-se escolher um gestor que seja capaz de seguir as etapas de análise e planejamento Lean e ajudar no treinamento e mentoria dos colaboradores para incorporar sua filosofia na disseminação dessa cultura.

De forma esmiuçada, o passo a passo é o seguinte:

1 – Identificação dos processos da empresa

O primeiro passo para a aplicação do Lean IT é a identificação dos processos da empresa. Eles precisam ser executados de maneira efetiva e sem grandes retrabalhos para que não haja problemas em sua implementação.

Processos devem fluir sem grandes problemas – e é nesse momento que o líder entra em cena, garantindo que isso aconteça. Mapear e identificar fragilidades, desperdícios e pontos de melhoria que possam comprometer tanto a qualidade como os resultados.

Depois, é hora de utilizar sistemas de produção focados nos clientes, em suas necessidades e desejos. Se o cliente não estiver gostando de um produto ou solução, por exemplo, é hora de adaptá-lo ou até parar de produzi-lo. Isso evita percepções negativas.

Atividades também devem ser padronizadas, buscando melhorias contínuas e gerando formas de controlar visualmente o processo para que todos os problemas sejam identificados.

2 – Desenvolvimento de um líder

Líderes precisam ser comprometidos com a abordagen de atuação da empresa e sua melhoria constante. O gestor Lean é, portanto, indispensável no momento de implementar esse método em uma companhia.

Um líder precisa, de maneira resumida:

  • Analisar criteriosamente os processos produtivos da empresa,
  • Conhecer as falhas e fragilidades,
  • Encontrar os desperdícios presentes na cadeia de produção.

Com essas informações reunidas, ele tem ferramentas para identificar as melhores ferramentas do Lean IT a serem aplicadas em cada uma das áreas de análise.

3 – Mapeamento estratégico

O mapeamento estratégico também é uma etapa importante no momento de implementar o Lean.

Nesta fase, é necessário identificar todos os processos, analisando-os em sua totalidade, desde a chegada de um determinado produto/serviço até a sua finalização.

Líderes e gestores capacitados e que entendam os conceitos “Lean” serão capazes de colocar todo o processo “no papel”, identificando:

  • Stakeholders;
  • Gargalos;
  • Pontos de melhoria;
  • Pontos a serem excluídos.

Nessa etapa de implementação do Lean, é necessário inserir todos os dados em um mapa do processo, contemplando horários, atrasos e qualquer outro tipo de informação relevante. Feito isso, é hora de aplicar as diretrizes para eliminar desperdícios.

CONCLUSÃO

Se bem utilizado e introduzido à cultura de uma companhia, o Lean IT é uma ferramenta que só tem a acrescentar, melhorando processos como um todo e evitando retrabalhos.

Heinz Nevermann, Eng. da Computação formado no Chile, pós-graduação em Otimização Matemática FEEC na Unicamp, sócio da HNZ Delphos-Zhuber. Especialista DevOps, ministra treinamentos para preparação na certificação LeanIT, Exin DevOps, ITSM, Agile Scrum, PMP, entre outros.

Publicado originalmente no site da HNZ

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